Calculatie- en offertesysteem (Excel en Word)

Voor een bedrijf dat zonnepanelen levert en installeert, bouwden we een systeem waarmee het hele traject van de calculatie tot en met de facturering kan worden gedaan.

Calculatie

Bij een nieuwe calculatie vult de gebruiker eerst de (potentiële) klantgegevens in, daarna maakt hij/zij een calculatie voor een zonnestroominstallatie. Na de samenstelling van de calculatie kunnen prijzen en tarieven nog worden aangepast en de marges worden bepaald.

Offerte

Als de gebruiker tevreden is over de calculatie, wordt met een druk op de knop een uitgebreide offerte in Word gemaakt. In die offerte worden automatisch tekstblokken opgenomen van alle aangeboden onderdelen. Het klantgedeelte van de calculatie (de berekening) wordt als laatste toegevoegd aan de offerte.

Factuur

Als een klant akkoord gaat met de aanbieding, druk de gebruiker een 10% factuur voor de aanbetaling af. Vervolgens worden de benodigde onderdelen besteld met een bestelbon, die automatisch door het systeem wordt gemaakt. Als de bestelling binnen is kan de gebruiker een montageopdracht afdrukken. Tot slot drukt hij een restfactuur (eventueel met meer- of minderwerk) af.

Als het project is afgerond, kan het systeem naderhand andere facturen (debet en credit) voor dezelfde klant maken. Bijvoorbeeld voor onderhoudsovereenkomsten.

De applicatie

De applicatie bestaat uit een Excel add-in met een vijftal extra sjablonen (voor de onderdelen en voor de calculatie). Verder bevat het systeem een aantal Wordsjablonen voor de verschillende documenten (offerte, inkooporder, montageorder en de factuur).
Voor alle losse onderdelen van een zonnestroominstallatie, denk daarbij aan alle panelen, alle omvormers, alle bevestigingssystemen en alle bekabelingssystemen maak de opdrachtgever een apart document, de zogenaamde tekstblokken. Die documenten bevatten een beschrijving en de technische details van de onderdelen, evenals een afbeelding van het onderdeel.

De laatste ontwikkeling …

Inmiddels is het programma uitgebreid met een module voor warmtepompen.