Declaratiesysteem (Excel)

Voor een jeugdhulpverleningsorganisatie hebben we met VBA-macro’s een uitgebreid declaratiesysteem in Excel gebouwd. Ruim 400 medewerkers vullen voortaan één of meerdere keren per maand hun declaraties in Excel in. Deze declaratie kunnen ze tussentijds opslaan om later verder in te vullen.

Medewerkers

Per regel vult de gebruiker een datum in en selecteert een declaratiecode (kostensoort). Behalve ‘gewone’ kostensoorten kunnen met hetzelfde declaratieformulier ook zakelijke kilometers en fietsdagen worden gedeclareerd. Deze drie soorten regels kunnen gewoon door elkaar worden ingevuld. De applicatie scheidt zelf de dagen van de kilometers en de bedragen in geld. Ook worden de regels automatisch op volgorde gezet zodat de medewerker dat niet per se zelf in de gaten hoeft te houden.

Als de declaratie helemaal is ingevuld, kan de gebruiker deze afdrukken of als pdf opslaan (niet meer als Exceldocument). Daarna klik hij/zij op een knop om de declaratie definitief in te dienen.

Leidinggevenden

Een leidinggevende controleert en fiatteert via het declaratiesysteem een of meerdere declaraties. Een declaratie kan alleen worden goed- of afgekeurd. Goedgekeurde declaraties worden automatisch doorgestuurd naar de administratie. De afgekeurde moeten terug naar de medewerker. Is een declaratie eenmaal goedgekeurd en naar de administratie gestuurd, dan kunnen zowel de medewerker als de leidinggevende er niet meer bij komen.

Administratie

De administratie voert in het declaratiesysteem steekproefsgewijs controles uit. Daarna heeft de administrateur de mogelijkheid  alle declaraties geautomatiseerd te verwerken verwerkt tot een lijst die wordt ingelezen in het HRM-pakket.

De administrateur is ook degen die gebruikers kan aanmaken en wachtwoorden kan wijzigen (alleen initiële wachtwoorden, de gebruiker met daarna zelf een ander wachtwoord kiezen). Ook muteert de administratie de kostenplaatsen, kostensoorten, budgethouders etc.

De applicatie en -omgeving

De applicatie draait in een Cytrixomgeving en bestaat uit een Excel Add-in en een Excel-sjabloon. De hulp bij het programma wordt geleverd door een interne website die door ons is meegeleverd en een onderdeel van de applicatie vormt.